Mit Marian Keikavoussi

23.09.2015, Philipp und Keuntje, Hamburg

 

Wie fängt man Alpha-Tiere ein? Wie lockt man zurückhaltende Teilnehmer aus der Reserve? Wie geht man mit Widerständen um bzw. nutzt sie konstruktiv? Kurzum: Wie lenkt man die Dynamiken eines Workshops hin zu einem wertvollen Ergebnis? Marian Keikavoussi, Moderatorin und Trainerin mit langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Agenturen und FMCG-Unternehmen, teilte ihr Wissen rund um das Thema „Zielführendes Moderieren“ mit uns und gab zahlreiche wertvolle Tipps,  Tricks und Methoden mit auf den Weg in den nächsten Workshop. – Ein inspirierender Tag voller nützlicher Erkenntnisse. Hier ein kurzer Überblick …

 

Der innere Kompass: das TZI-Modell

Wer kennt das nicht? Ihr habt euch akribisch auf den Workshop vorbereitet. Die Agenda ist genau geplant. Die Präsentation ist fein geschliffen. Die Teilnehmer präzise ausgewählt… Doch dann kommt alles anders als gedacht! Irgendwann entgleitet der Workshop, die Stimmung gerät in Schieflage, es wird anstrengend.

In einem Workshop oder einem Meeting laufen verschiedenste Prozesse gleichzeitig und auf unterschiedlichen Ebenen ab. So ist es –gerade für uns Planner, die sich gerne bereits vorab ein klares Ziel stecken, klare Vorstellungen haben- wesentlich, diese entstehenden Dynamiken wahrzunehmen und zu lenken.

Das TZI-Modell greift die Erkenntnisse des Konzepts der „Themenzentrierten Interkation“ auf und bietet eine praktische Hilfestellung zum Verstehen und Einordnen dieser Einflüsse. Es definiert vier Komponenten, die in ständiger Beziehung zueinander stehen und die es in Balance zu halten gilt.

• Das Thema: Themen und Ziele des Workshops
• Das Wir: das Miteinander der Personen und Interaktionen in der Gruppe
• Das Ich: individuelle Personen und ihre Anliegen und Befindlichkeiten
• Der Globe: das Umfeld, in dem der Workshop stattfindet

Diese vier Komponenten und ihre Einflüsse wirken während des gesamten Workshops. Für Moderatoren gilt es daher, ihr Gefühl für diese Prozesse und Dynamiken zu schärfen. Hierzu einige Tipps, Tricks und Methoden:

 

Der Einstieg: Die ersten Eindrücke sind entscheidend

Die zentrale Aufgabe des Moderators: Die gesamte Kraft der Workshop-Teilnehmer heben, gemeinsame Lösungen finden und so konkrete Ziele erreichen bzw. Fragen beantworten. – Oft kein leichter Job. Hat man es in der Regel doch mit verschiedensten Typen zu tun, die als Gruppe vereint, gesteuert und motiviert werden müssen.

• Der Moderator muss in seiner Rolle wahrgenommen werden. – Von Beginn an.

Seid souverän und stets präsent. Macht von Beginn an klar, wer diesen Workshop / das Meeting führt. Denn schließlich tragt ihr die Verantwortung für ein erfolgreiches Gelingen. Führungspersonen, die euch die Arbeit (z.B. einleitend die Agenda-Präsentation und der Zielsetzung) „höflicherweise“ abnehmen, müssen daher eingebremst werden. Bedankt euch für die Einführung, aber macht eins klar: Der Moderator bin ich! (Vorsicht! Führen heißt nicht Beherrschen!)

• Jeder Workshop / jedes Meeting braucht ein klares Ziel.

Treffen wir uns zu einer Präsentation? Oder ist das ein Workshop, bei dem die aktive Mitarbeit aller gefragt ist? – Macht von vornherein klar, worum es geht, was von den Teilnehmern erwartet wird und was am Ende des Tages stehen soll. (Dazu gehört auch die klare Angabe des Zeitrahmens.)

• Spielregeln erleichtern den Umgang miteinander.

… und machen es dem Einzelnen leichter, sich zu orientieren, sich innerhalb der Gruppe zurecht zu finden und so Sicherheit aufzubauen und Kreativität zu entfalten. Aber Vorsicht! Lasst keine Lehrer-Schüler-Situation entstehen, in denen ihr strenge Vorgaben macht. Idealerweise werden die Spielregeln in der Gruppe gesammelt und lose auf einem Flipchart festgehalten. (Niemand wird gerne bevormundend.)

 

Die Atmosphäre ist das A und O.

• Sicherheitsgefühl schaffen.

Jeder Teilnehmer bringt sein persönliches Päckchen mit in den Workshop (s. „Das Ich“). Bietet zu Beginn den Raum, drängende ggf. belastende Themen loszuwerden. Wer zum Beispiel einen wichtigen privaten Anruf erwartet, ist sicherlich deutlich besser bei der Sache, wenn er sein Handy auch „ganz offiziell“ anlassen darf.

• Wertschätzung vermitteln.

Jeder Teilnehmer sollte zu Beginn einmal zu Wort kommen und gehört werden. Das zeigt: Jeder Teilnehmer spielt eine bedeutende Rolle. Jede Stimme ist wichtig.

• Grenzen und Hierarchie-Gefüge abbauen.

Ordnet Führungspersonen ins Gefüge der Gruppe ein. – Bzw. gebt ihnen die Möglichkeit dazu. In einem Klima, in dem sich alle Teilnehmer auf Augenhöhe begegnen, in dem Fehler, Fragen und –vor allem- abweichende Meinungen erlaubt sind, arbeitet es sich deutlich besser. Nutzt dazu die Vorstellungsrunde: Indem bspw. jeder Teilnehmer seinen ganz persönlichen, kleinen „Tick“ preisgibt, entsteht ein offenes und lockeres Miteinander.

• Eine Gemeinschaft erzeugen.

Baut zwischenmenschliche Barrieren ab. Eine Vorstellungsrunde kann mehr als Namen und Positionen vermitteln: Soziometrische Übungen bringen die Teilnehmer zusammen und „zwingen“ zum lockeren Austausch. (Beispiel-Aufgabe: „Sortiert Euch im Raum nach Länge der Unternehmenszugehörigkeit.“)

 

Moderieren heißt Führen: Die Rolle des Moderators

Ist das Fundament geschaffen und eine fruchtbare und inspirierende Atmosphäre erzeugt, gilt es, Zeit und Räume für ein konstruktives Miteinander zu schaffen, Konflikte und Interessengegensätze zu entschärfen sowie inhaltliche Sackgassen zu meiden.

• Behaltet stets den roten Faden im Auge: Schweifen wir gerade zu weit vom Thema ab bzw. führt uns das noch zum Ziel? (Ein nützliches Tool: Der Themen-Parkplatz. Notiert wichtige Sorgen bzw. Ideen, die gerade nicht in den Kontext passen, auf einem Flip-Chart und greift sie ggf. später wieder auf.)
• Bleibt flexibel: Was braucht die Gruppe als nächstes? Und nicht: Was habe ich als nächstes geplant?
• Fördert die Kommunikation und die Interaktion der Teilnehmer: Von wem haben wir noch nichts gehört? Muss ich mich als Moderator jetzt zurückziehen und die Dynamik der Gruppe wirken lassen oder braucht sie mehr Anleitung? Ggf. sogar Provokation?
• Gebt dem kreativen Prozess Struktur: Hilft mir bei dieser Aufgabe eine Gruppenarbeit? Eine konkrete Übung? Eine offene Diskussion?
• Behaltet das Gefühl für die Atmosphäre: Wird die Gruppe unkonzentriert? Sind sie noch bei der Sache?
• Seid stets präsent und nahbar: Bin ich für alle Teilnehmer erreichbar und ansprechbar?
• Bleibt neutral: Habe ich schon eine eigene Meinung entwickelt und treibe ich den Prozess unterbewusst in diese Richtung?

 

Konstruktiver Umgang mit Widerstand

Auf Widerstände wird man immer treffen: Ob dominierendes Verhalten, flotte Sprüche oder dauerndes Nörgeln und Hinterfragen – Widerstände können euren Workshop killen, richtig mit ihnen umgegangen, können sie ihn aber auch befeuern.

Die oberste Prämisse dabei: Geht offen und transparent mit Widerständen um. Geht nicht auf neurotische Muster ein, sondern zeigt, dass ihr die Unzufriedenheit wahrgenommen habt und sprecht sie direkt in der Gruppe an. So werden unterschwellige Konflikte, die die gesamte Gruppe mitreißen können, transparent gemacht und können aus der Welt geschafft werden.

Ganz wichtig: Nehmt Widerstände nicht persönlich. Bleibt souverän und gelassen und lasst euch auf keine Grabenkämpfe ein. Die Gründe für Widerstände liegen meist außerhalb des Workshop-Umfelds.

 

Zum Abschluss: Sieben Formen des Widerstandes und wie man damit umgeht

(In aller Kürze … Wenn ihr mehr wissen wollt, besucht einen Workshop mit Marian Keikavoussi!)

• Zurückhaltung und Schweigsamkeit

Nicht sofort intervenieren, sondern Distanz erlauben. Jedoch immer wieder Blickkontakt aufnehmen und ggf. direkt ansprechen oder befragen.

• Dominantes Verhalten

Keine Rivalität aufkommen lassen, sondern Vorschläge, Ideen, Meinungen artikulieren lassen und würdigen. Immer wieder in die Gruppe überleiten und diese (ausführlich) Stellung nehmen lassen.

• Flotte Sprüche und Clownerie

Solange es sich in Grenzen hält, an auflockerndem Verhalten erfreuen. Sobald es die Gruppe stört, die Betreffenden direkt nach ihrer Meinung zum Thema befragen, um sie effektiv in die Diskussion zu integrieren und ihnen eine Rolle zu geben. (Bei besonders hartnäckigen Fällen hilft nur das Vier-Augen-Gespräch in der Kaffeepause.)

• Aggressives Verhalten

Ruhig bleiben und Souveränität wahren. Direkt nach konkreten Gründen des Ärgers fragen. Lösungs- & Kompromissbereitschaft ausstrahlen. Die Gruppe hinzuziehen. (Das Gefüge der Gruppe will immer, dass Lösungen gefunden werden.)

• Dauerndes Kritisieren und Nörgeln

Nach konkretem Grund der Unzufriedenheit fragen und Gruppe einbinden, um Wertgehalt der Unzufriedenheit mitbestimmen zu lassen und zu klären, ob dessen Bearbeitung in dieses Meeting gehört oder ein anderes Forum braucht.

• Persönliche Angriffe und Abwertungen

Nicht akzeptieren oder totschweigen, sondern eindeutig und unmittelbar konfrontieren (dabei fair und souverän bleiben).

• Überlange Beiträge

Wertschätzen und Engagement würdigen, aber taktvoll bremsen und zur Not auch unterbrechen durch Eingehen auf einen konkreten Aspekt.

 

„Empfehlenswert für alle, die schon ein wenig Moderationserfahrung haben. Egal ob ‚nur’ bei internen Meetings oder größeren Kundenworkshops. In diesem Workshop kann man sein Wissen weiter vertiefen und sich neue Anregungen holen. Man merkt Marian Keikavoussi ihre langjährige Erfahrung an, denn sie schafft es, die Fragen der Teilnehmer nicht nur theoretisch sondern auch in kurzen spontanen Rollenspielen ganz praktisch zu beantworten.“

Tim Keil, Philipp und Keuntje

 

„Marian Keikavoussi macht einen ganz ausgezeichneten Job. Ihre langjährigen Erfahrungen teilt sie den gesamten Tag freigiebig mit den Teilnehmern – praxisnah und inspirierend. Da kann jeder eine Menge mitnehmen. Sehr zu empfehlen.“

Hendrik Gries, Zum goldenen Hirschen

 

„Liebe Marian, dir vielen Dank für einen inspirierenden Workshop-Tag. Ich weiß jetzt, was mit ‚Moderieren heißt Führen’ gemeint ist. Deine Moderation war sehr praxisnah, kurzweilig und du hast uns super geführt. Besonders einprägsam die Lektion mit dem Umgang mit Widerständen’. Klasse! Gerne wieder.“

Silke Dolle, Philipp und Keuntje